属人化を防ぐには？原因と具体的な解消方法をわかりやすく解説
社内の業務が一部の人に集中し、その人がいないと仕事が止まってしまう。
そんな状況に心当たりはないでしょうか。これは、いわゆる「属人化」が進んでいる状態です。
属人化は、短期的には業務が早く進むように見えますが、担当者の異動・退職・休暇などのタイミングで大きなリスクをもたらします。
情報が共有されていないと、同じミスの繰り返しや、作業の停滞、顧客対応のばらつきなど、組織全体のパフォーマンスに影響が出るのです。
本記事では、「属人化を防ぐにはどうすればいいのか」をテーマに、原因から具体的な解消方法、そして再発を防ぐためのナレッジマネジメントの考え方までをわかりやすく解説します。
業務の仕組み化を進めたい方や、ナレッジ管理の導入を検討している方におすすめの内容です。
【無料トライアル実施中】ナレッジマネジメントツールならKnouza
「何を誰に聞けばいいのかわからない…」「教えるばかりで自分の仕事が進まない…」 そんな悩みを解決するのが、ナレッジ管理ツールKnouza。 マニュアルやFAQ、ベテランの知見をまとめて、誰でもすぐにアクセス可能。 情報共有のムダを減らし、仕事に集中できる環境をつくります。
目次
1. 属人化とは？企業で起こる典型的なパターン
属人化とは、特定の個人に業務や判断が依存しており、その人がいなければ仕事が回らない状態を指します。
一見、専門性の高い人材が活躍しているように見えますが、裏を返せば「その人にしかできない」業務構造になっているということです。
たとえば、営業資料の作り方を知っているのが一人だけ、顧客対応の判断基準が担当者の経験に頼っている、経理処理の方法がマニュアル化されていないなどが挙げられます。
このような状態では、担当者が不在のときに業務が止まり、引き継ぎのたびに同じ説明を繰り返すことになります。結果的に、組織全体の生産性が下がるのです。
また、属人化は一部の人に過度な負担を与えることにもつながります。
業務が集中した担当者は、常に問い合わせ対応やトラブル処理に追われ、他のメンバーが育つ機会も失われます。
「誰かがいないと回らない」という構造は、チームの持続可能性を損なう大きなリスクといえるでしょう。
2. 属人化が起きる主な原因とは？
属人化は偶然ではなく、組織構造や文化、運用ルールなどの複合的な要因から生まれます。
ここでは、特に多くの企業で共通して見られる原因を整理します。
業務プロセスの明文化不足
まず第一に、業務プロセスの明文化不足があります。
作業の手順や判断の基準が文書化されていないと、担当者の記憶や経験に頼るしかなくなります。
結果として、その人が持つ知識が「暗黙知」となり、他の人には見えない状態になります。
情報共有の仕組みが不十分
次に、情報共有の仕組みが不十分であることも大きな原因です。
ナレッジが個人フォルダやメール、チャットの中に点在し、共有されないまま放置されているケースが多く見られます。
これでは、他のメンバーが同じ情報にアクセスできず、結果的に業務が属人化してしまいます。
教育や引き継ぎの仕組みの欠如
さらに、教育や引き継ぎの仕組みの欠如も無視できません。
OJT中心で業務が引き継がれていると、体系的な教育が行われず、担当者ごとのばらつきが生まれます。
また、業務が特定の人に偏るほど、忙しさのあまり共有の時間が取れず、悪循環が起こります。
3. 属人化を防ぐには？解消に向けた実践的ステップ
属人化を防ぐには、単にマニュアルを作るだけでは不十分です。
業務の見える化・標準化・共有の仕組み化を一体的に進める必要があります。
ここでは、段階的に進めるための実践ステップを紹介します。
①属人化している業務の可視化
最初に行うべきは、属人化している業務の可視化です。
「この作業を別の人ができるか？」という視点で、業務を洗い出し、依存度の高いものをリスト化します。その上で、優先順位をつけて標準化を進めていきます。
②業務手順の明文化
次に、業務手順の明文化を行います。
担当者の頭の中にある作業手順を言語化し、誰でも同じように実行できる形に落とし込みます。
このとき重要なのは、単なる手順だけでなく、判断の根拠や注意点も記載することです。
たとえば「Aパターンではこの対応、Bパターンならこちら」といった判断ルールを明記することで、品質のばらつきを防げます。
③社内で共有できる仕組み構築
その後は、作成したナレッジや手順を社内で共有できる仕組みに載せていきます。
ExcelやPDFを個人フォルダで管理するのではなく、社内全体でアクセスできるナレッジ管理ツールやポータルサイトに集約します。検索しやすく、更新しやすい仕組みを選ぶことが定着の鍵です。
④定期的な見直しルール
最後に、定期的な見直しルールを設定します。
マニュアルやナレッジは作った瞬間から古くなり始めます。
「更新責任者」「見直し周期」「レビュー日」を明確に決め、常に最新状態を保てる体制をつくりましょう。
【無料トライアル実施中】ナレッジマネジメントツールならKnouza
「何を誰に聞けばいいのかわからない…」「教えるばかりで自分の仕事が進まない…」 そんな悩みを解決するのが、ナレッジ管理ツールKnouza。 マニュアルやFAQ、ベテランの知見をまとめて、誰でもすぐにアクセス可能。 情報共有のムダを減らし、仕事に集中できる環境をつくります。
4. 属人化防止にナレッジマネジメントが重要な理由
属人化の多くは、「知識が人に依存している」ことから生まれます。
この課題を根本的に解決するには、ナレッジマネジメント（知識管理）の導入が欠かせません。
ナレッジマネジメントとは、企業内に蓄積された情報や経験、ノウハウなどを共有・活用し、組織全体の知識として体系化する仕組みです。
これにより、個人が持つノウハウを「組織の資産」として活かせるようになります。
たとえば、顧客対応のテンプレートやFAQ、過去の成功事例・失敗事例、トラブル対応履歴などを集約しておけば、誰が担当しても同じ水準の対応が可能になります。
さらに、AI検索やタグ管理機能を使えば、必要な情報をすぐに見つけることができ、学習コストも下がります。
ナレッジマネジメントの詳しい考え方や具体的な仕組みについては、以下の記事で解説しています。
5. 属人化を防ぐためのツール選定と運用のポイント
ナレッジマネジメントを仕組みとして根付かせるには、ツール選びも重要な要素です。
ただし、機能が多ければよいというわけではありません。
大切なのは、「現場が実際に使い続けられるか」という視点です。
理想的なツールは、誰でも簡単に情報を登録・検索でき、必要なときにすぐ参照できることです。
たとえば、自然文検索に対応していたり、AIが関連ナレッジを自動提案してくれる機能があると、現場での活用が進みやすくなります。
また、テンプレートを用意して投稿をしやすくする、更新期限を自動で通知するなど、日常的にメンテナンスできる仕組みが重要です。導入時には、まず小規模なチームから試験的に運用し、実際の使い勝手を確認してから全社展開するとスムーズです。
ツール導入はゴールではなく、「知識を流通させる文化」を育てるスタートラインです。
6. 属人化を防ぐための継続的な取り組み
属人化対策は、一度仕組みを作って終わりではありません。
業務の変化や人事異動、新しいシステム導入など、環境が変わるたびに新たな属人化リスクが生まれます。
そのため、半年から1年ごとに業務やナレッジの棚卸しを行い、現状の属人化リスクを点検することが大切です。
また、ナレッジ共有や更新の取り組みを評価制度や表彰制度に組み込むことで、社員が自発的に共有する文化が育ちます。属人化は、個人の努力ではなく、組織全体の仕組みと文化で防ぐものです。
日常業務の中に「共有する」「更新する」「活用する」を組み込むことが、長期的な安定運用につながります。
8. AIナレッジ管理プラットフォーム「Knouza（ノウザ）」とは？
ナレッジマネジメントを現実的に支援するプラットフォームとして注目されているのが、「Knouza（ノウザ）」です。
Knouzaは、AIを活用して社内に散らばる文書・議事録・対応履歴などを自動整理し、
必要な情報を瞬時に引き出せるナレッジ管理プラットフォームです。
主な特長は以下の通りです。
- 自然言語検索に対応：質問文で検索でき、目的の資料を瞬時に特定。
- AIによる要約・タグ生成：投稿時の手間を減らし、情報整理を自動化。
- 自社AWS環境での高セキュリティ運用：機密情報も安心して管理可能。
- 買い切り型：導入コストが圧倒的に低く、続けやすいナレッジ管理を実現。
単なる「情報共有ツール」ではなく、
知識を活かすための“循環装置”としての設計がKnouzaの最大の特長です。
まとめ：属人化を防ぐには、「仕組み×文化×ツール」の三位一体で
属人化は、どの企業にも起こりうる課題です。
しかし、業務の可視化、手順の明文化、ナレッジの共有、そしてそれを支える文化やツールを整えることで、確実に防止することができます。
重要なのは、属人化を「個人の問題」として捉えないこと。
「人に依存する仕組み」を「仕組みに人が乗る状態」へ変えることが、組織の持続的な成長につながります。今日からできる小さな一歩として、まずは「自分の担当業務を他の人が理解できるか」を見直すところから始めてみてください。
属人化防止の取り組みは、企業にとって“知識を資産化する第一歩”です。
まずは「資料ダウンロード」でサービスを知ってください
ナレッジマネジメントツールならKnouza
まずは「資料ダウンロード」
Knouzaは、企業のナレッジを見える化し、チーム全体の生産性を高めるための情報活用プラットフォームです。属人化しがちなノウハウや日々の業務データを一元管理し、検索・共有・分析をスムーズに実現。現場の声を経営判断に生かす仕組みづくりを支援します。C3indexが開発したこのツールは、製造業をはじめとする多様な業界で活用され、組織の「知」を資産へと変える新しいナレッジマネジメントの形を提案します。
CATEGORIES
