「フォームに入力された内容を、毎回手でExcelに転記している」「メールに添付された注文書のデータをExcelに貼り付ける作業が毎日発生している」——そんな繰り返し作業は、Power Automateで自動化できます。

本記事では、Power AutomateでExcel転記を自動化する具体的な方法を手順と実践例5選で解説します。設定のポイントと製造業現場での活用例もあわせて紹介しますので、導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

想定読者

本記事は、次のような方を想定しています。

• フォームやメールのデータをExcelに手作業で転記している担当者
• Power Automateに興味があるが、Excelとの連携方法がわからない方
• 製造業の現場で、日報・品質記録・発注データなどの入力工数を削減したい方
• Power Automate Desktopを使ってAPIのない基幹システムとの連携を検討している方

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Power AutomateでExcel転記を自動化するとはどういうことか

Power Automateは、Microsoft が提供する業務自動化（RPA）ツールです。プログラミングの知識がなくても、条件に応じてデータを取得・変換・書き込むフローをGUI上で作成できます。

Excel転記の自動化とは、これまで人が手でコピー&ペーストしていたデータ入力作業をPower Automateのフローに代替させることです。

クラウドフローとPower Automate Desktopの違い

Excel転記の自動化には、2種類のアプローチがあります。

OneDrive/SharePointに保存されているExcelであればクラウドフローで対応でき、設定も比較的シンプルです。ローカルにあるExcelファイルや、既存の基幹システムへの入力はPower Automate Desktopを使います。

Excel転記を自動化できる実践例5選

実践例1：Microsoft FormsのデータをExcelに自動転記する

最もシンプルで効果の高いパターンです。製造業では日報・点検記録・品質検査フォームなどに活用されています。

フローの流れ：

1. Formsに回答が送信されたとき（トリガー）
2. 回答の詳細を取得する（Forms アクション）
3. Excelのテーブルに行を追加する（Excel アクション）

設定のポイント：

• ExcelファイルはOneDriveまたはSharePointに保存しておく必要があります
• Excelファイル内にテーブル（Ctrl+T で作成）を作成しておくと、Power Automateから列を指定して書き込めます
• 「テーブルに行を追加する」アクションで、Formsの回答項目と列名を対応付けます

実践例2：受信メールの添付ファイルをExcelに自動転記する

「取引先からCSVや注文書がメールで届き、内容をExcelに転記している」という作業を自動化します。

フローの流れ：

1. 特定の差出人・件名のメールを受信したとき（トリガー）
2. 添付ファイルを取得する（Outlook アクション）
3. ファイルをOneDriveに保存する
4. CSVを解析してExcelのテーブルに追加する

設定のポイント：

• CSVファイルの解析には「テキストの解析」アクション、または「CSV の解析」コネクタを組み合わせます
• 定型フォーマットの注文書・発注書であれば、AI Builder（文書処理モデル）を使って非定型PDFからの読み取りも可能です
• 件名・差出人でフィルタリングすることで、対象外のメールには反応しません

実践例3：SharePointリストのデータをExcelに定期出力する

「朝9時にSharePointのデータをまとめたExcelレポートを自動送付したい」というニーズに対応します。

フローの流れ：

1. スケジュール（毎朝9時）でフローを起動
2. SharePointリストからアイテムを取得する
3. Excelのテーブルに1行ずつ書き込む（Apply to each）
4. ExcelファイルをメールまたはTeamsで送付する

設定のポイント：

• SharePointリストの「アイテムを取得する」アクションでフィルタ条件（今日の日付など）を設定すると、対象データだけ抽出できます
• Excelへの書き込みは「Apply to each」（繰り返し処理）で1行ずつ行います
• Excelのテーブルを毎回リセットしたい場合は「行を削除する」アクションを冒頭に追加します

実践例4：Power Automate DesktopでローカルExcelから基幹システムに転記する

製造業でよく見られる「販売管理・生産管理システムへの手入力作業」を自動化するパターンです。APIを持たない既存システムへの対応が必要な場合に有効です。

フローの流れ（PAD）：

1. Excelファイルを開く
2. ループでデータを1行ずつ読み取る
3. 基幹システムのウィンドウをアクティブにする
4. 各フィールドに値を貼り付け・入力する
5. 保存・次のレコードへ

設定のポイント：

• PADの「Excelワークシートから読み取る」アクションで、セルの値や範囲を変数に格納できます
• 基幹システムへの入力は「ウィンドウ内のUI要素をクリック」「テキストフィールドに入力する」で操作を記録します
• システムの画面が変わると再設定が必要なため、バージョンアップのたびに確認が必要です

実践例5：複数部署からのExcelデータを1ファイルに自動集約する

各部署から提出される週次報告書のExcelを、担当者が手作業で1つのマスターファイルにコピー&ペーストしている作業を自動化します。

フローの流れ：

1. SharePointの特定フォルダにExcelが追加されたとき（トリガー）
2. 追加されたExcelファイルのデータを読み取る
3. マスターExcelのテーブルに行を追加する
4. 担当者にTeamsで完了通知を送る

設定のポイント：

• ファイルの追加トリガーはSharePointの「ファイルが作成されたとき」で設定します
• 元ファイルの構造（列順・列名）をマスターファイルと統一しておくと設定がシンプルになります
• 集約後、元ファイルをアーカイブフォルダに移動するステップも追加できます

Power AutomateでExcel転記を設定する基本手順

ここでは「Formsの回答をExcelに転記する」フローを例に、具体的な設定手順を解説します。

事前準備

1. ExcelファイルをOneDrive/SharePointに保存する
   Power Automateのクラウドフローは、ローカルのExcelにはアクセスできません。まずOneDriveまたはSharePointにファイルをアップロードしてください。
2. Excelにテーブルを作成する
   Excelを開いて見出し行（列名）を入力し、データ範囲を選択した状態で「挿入」→「テーブル」（Ctrl+T）を押します。テーブルに名前（例：「入力データ」）をつけておくと、Power Automateから指定しやすくなります。
3. Microsoft Formsでフォームを作成する
   転記元となるフォームを作成します。列名とフォームの設問名を対応させておくと後の設定がスムーズです。

フロー作成手順

ステップ1：新しいフローを作成する
Power Automateにサインインし、「作成」→「自動化されたクラウドフロー」を選択します。フロー名を入力し、「Microsoft Forms – 新しい回答が送信されたとき」を検索してトリガーに設定します。

ステップ2：回答の詳細を取得する
「＋新しいステップ」から「Microsoft Forms – 応答の詳細を取得する」を追加します。「フォーム ID」で作成したフォームを選び、「応答 ID」に動的コンテンツの「応答 ID」を設定します。

ステップ3：Excelに行を追加する
「＋新しいステップ」から「Excel Online（Business） – 表に行を追加する」を追加します。

ステップ4：テストして動作を確認する
フローを保存し、「テスト」→「手動」を選択してフローを実行します。Formsにテスト入力を行い、Excelに行が追加されることを確認します。

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製造業での活用事例

事例1：日報のExcel集計を自動化（部品メーカー）

製造ラインの作業者がタブレットからFormsで日報を入力すると、SharePoint上のExcelに自動集計されるシステムを構築しました。従来は紙の日報を翌日に担当者がExcelに転記していたため、1日あたり約2時間の入力工数が削減されました。

事例2：品質検査記録の転記自動化（食品加工会社）

品質検査担当者がFormsで検査結果を入力すると、Excelの品質管理台帳に自動転記・保存されます。規格外値が入力された場合はTeamsで品質管理責任者に即時通知が届く仕組みもあわせて構築しました。

事例3：受注データの基幹システム転記をPADで自動化（精密部品メーカー）

取引先からメールで届くCSV形式の注文書を、PADを使って販売管理システムに自動転記するフローを導入しました。従来は1件あたり平均15分かかっていた入力作業が、フロー実行で約30秒に短縮されました。

設定時の注意点

注意点1：ExcelはOneDrive/SharePoint上に置く必要がある

クラウドフローはローカルのExcelにアクセスできません。ローカルファイルを使いたい場合はPower Automate Desktopを使用します。

注意点2：Excelにテーブルが必要

「表に行を追加する」アクションは、Excelのテーブル（構造化参照）を前提にしています。通常のセル範囲ではアクションが使えないため、必ずテーブルに変換してください。

注意点3：列名の変更に注意

Excelのテーブル列名を後から変更すると、フローのマッピングが壊れます。列名を変更した場合はフローを開いて再マッピングが必要です。

注意点4：大量データの一括処理には向かない

Power Automateのクラウドフローは1件ずつ処理するため、数千行の一括インポートには向いていません。大量データの移行にはExcel標準機能・Power QueryやAzure Data Factoryの活用を検討してください。

注意点5：PADはシステムの画面変更で再設定が必要

Power Automate Desktopは画面操作を記録する仕組みのため、対象システムがバージョンアップして画面レイアウトが変わると、フローが止まります。定期的な動作確認と保守計画が必要です。

よくある質問

Q. Excelファイルがローカルにある場合はどうすればいいですか？

A. 2つの選択肢があります。①ファイルをOneDrive/SharePointに移動してクラウドフローで自動化する、②Power Automate Desktop（PAD）を使ってローカルファイルを直接操作する、のどちらかです。社内ルールでクラウド保存が難しい場合はPADが適しています。

Q. ExcelマクロとPower Automateはどちらが向いていますか？

A. 用途によって異なります。Excelのデータ加工・計算処理はマクロが得意です。一方、他システム（Forms・メール・SharePoint・基幹システム）とのデータ連携や、スケジュール実行・通知送信が必要な場合はPower Automateが向いています。組み合わせて使うことも可能です。

Q. Power Automate Desktopは無料で使えますか？

A. Windows 10/11 Home・Proユーザーは無料でPADをインストールできます。ただし、無料版ではクラウドフローとの連携（クラウドからPADフローを呼び出す）が制限される場合があります。企業での本格利用にはPower Automate Premiumプラン（約2,400円/月）が推奨されます。

Q. Excelのどのバージョンでも使えますか？

A. Power AutomateのExcel Online（Business）アクションはExcel for Microsoft 365（クラウド版）が対象です。Excel 2019以前のデスクトップ版のみを使用している場合は、PADでの操作自動化になります。

Q. 転記ミスを防ぐ仕組みを作れますか？

A. はい。Power Automateでは転記後に確認メールやTeams通知を送ったり、入力値が条件を外れた場合に警告を出す条件分岐を設定したりできます。またExcel側でデータの入力規則を設定しておくと、不正な値の書き込みを防ぐことができます。

まとめ

本記事のポイントをまとめます。

• Power AutomateでExcel転記を自動化する方法は「クラウドフロー」と「Power Automate Desktop」の2つがある
• OneDrive/SharePoint上のExcelならクラウドフローで設定が簡単。ローカルファイルや既存システムへの転記はPADを使う
• Formsの回答・メールの添付・SharePointリストなど、さまざまな転記元に対応できる
• 製造業では日報・品質記録・受注データ転記で1日2時間以上の工数削減事例がある
• 設定時はExcelをテーブル化・SharePoint保存しておくことが前提

Excelへの転記作業は「誰でもできるから後回しになりがちな業務」です。小さな自動化でも積み重ねれば大きな効果につながります。自社の業務にどう適用できるか分からない場合は、ぜひ一度ご相談ください。

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