在庫や受発注などの管理にかかる時間が長い、管理にかかる時間を短縮したいとお悩みの企業があるのではないでしょうか。

その場合、生産管理システムの導入がおすすめです。

生産管理システムは、在庫を扱う大企業・中小企業から小規模企業までさまざまな企業で導入数が増加しているシステムです。

そこで本記事では、生産管理システムについて、どのような機能が備わっているか、導入するメリットやデメリットなどを解説します。

記事終盤では、生産管理システムを導入する際のポイントも解説しているので、導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

生産管理システムとは？機能一覧

生産管理システムは、企業や組織が製品やサービスを効率的に管理するための情報技術のシステムです。主に、生産プロセス全体を監視し、計画、調整、最適化する際に役立ちます。

生産管理システムの仕組みについて、以下で主に備わっている機能を7つ紹介します。

生産計画

生産計画は、企業や組織が効率的かつ効果的な方法で製品やサービスの生産を計画し、実行するための戦略や手段を立てる機能です。

はじめに過去のデータや市場の傾向を分析して、どのくらいの数量の製品が需要されるかを見積もります。その際、需要の波や季節的な変動も考慮しておくことが肝心です。

生産計画では、生産ラインの能力、労働力、設備、原材料の供給など、実際の生産に必要なリソースを把握しましょう。需要予測と生産能力の情報をもとに、具体的な製品の生産スケジュールが完成します。

また生産計画では、適切な在庫レベルを維持することも考慮されます。在庫が不足すると需要に応えられず、過剰在庫だとコストがかかるため、計画的に発注して在庫を最適化するための方針を立てることがポイントです。

販売管理

受注管理は、顧客からの注文を受け付けて処理するまでのプロセスを管理する機能です。システムを導入することで、受注情報を収集して製品の種類、数量、納期などを把握し、生産スケジュールや在庫管理に反映させられます。

まずは、製品やサービスの価格設定を管理し、顧客への見積もりを提供します。正確な価格情報と見積もりは、顧客との信頼関係を築く上で重要です。

また販売管理では、顧客の基本情報、履歴、注文履歴などをデータベースで管理します。これにより、個別の顧客に合わせたサービスやプロモーションを提供できるでしょう。

所要量展開

所要量展開とは、製品の生産に必要な部品や原材料の数量を製品の生産計画に基づいて展開・計算する機能です。効率的な生産を実現するため、必要な部品の調達計画を策定する際に役立ちます。

製品の生産計画で定めた生産スケジュールや需要予測に基づき、各製品の生産数量と納期が決まります。さらに製品を構成する部品や原材料、その数量などを階層的に示したボム情報を活用し、各部品や原材料の必要数量を計算します。

また所要量展開によって、在庫管理もサポートされるでしょう。適切なタイミングで部品や原材料を調達し、需要に迅速に対応することで、生産のスムーズな実行が実現できます。

購買管理

購買管理とは、企業や組織が必要な部品や原材料を適切な数量とタイミングで調達し、生産プロセスを支えるために管理する機能です。

購買管理では、生産計画や需要予測に基づいて、必要な部品や原材料の調達計画を立案します。生産スケジュールに合わせて、どの部品をどのタイミングで調達するかを決定します。

また。部品や原材料の価格交渉や契約管理も購買管理の一環です。最適な価格条件を交渉し、契約条件を遵守することでコストの最適化を実現できるでしょう。

工程管理

工程管理とは、製品やサービスの生産プロセスを効率的に計画・監視し、工程間の調整や問題解決を支援するための機能です。

工程管理は、生産ライン上での作業手順や各工程の流れを考慮して生産計画を策定するため、製品の生産プロセスを順序立てて計画する際に役立ちます。具体的には、生産スケジュールを作成し、各工程の開始時期、完了時期、作業者の割り当てなどを計画する流れとなっています。

またシステムは各工程の進捗状況をリアルタイムで監視し、問題や遅延がある場合には早期に対応します。早期対応だけではなく。関係者への報告や通知も自動化されます。

出荷管理

出荷管理とは、製品や商品を顧客に正確に配送するためのプロセスを管理し、出荷手続きを効率的に実行するための機能です。

出荷管理は、顧客からの注文や生産計画に基づいて、製品の出荷計画を立案します。出荷数量や納期、配送先などを決定し、出荷スケジュールを作成します。

また出荷前に、出荷する商品や製品の在庫状況を確認します。在庫が十分にあるかどうかを確認し、必要な準備作業を行います。製品の性質や顧客の要求に基づいて適切な配送手段を選定でき、輸送の詳細な手配まで可能です。

商品の出荷が進行中であるかどうかをリアルタイムで追跡ができ、進捗が遅れている場合には早期に対応できます。

在庫管理

在庫管理とは、企業や組織が製品や部品の在庫を適切に管理し、在庫レベルを最適化するための機能です。

在庫管理では、発注から納品までのリードタイムを考慮して在庫を確保できます。リードタイム中も需要に応えるための在庫を維持することで、生産と供給のバランスを保てるでしょう。

また、予期せぬ需要の増加や供給の遅れに備えて保持する安全在庫も管理が可能です。安全在庫を適切に設定し、需要変動やリードタイムの影響を緩和する役割があります。

生産管理システムを導入するメリット4つ

生産管理システムを導入すべきか迷っている場合、まず導入するメリットを確認してみましょう。

ここでは、生産管理システムを導入するメリットを4つ紹介します。

リアルタイムの情報の把握

生産管理システムを導入することで、企業や組織が生産プロセスや関連するデータをリアルタイムで収集・分析できるようになります。変動しやすいデータをリアルタイムで確認できるため、即座に意思決定が求められる場面でも役立つでしょう。

リアルタイムな情報把握により、進行中の問題や遅延が早期に発見されます。これにより、適切な対策を講じることができ、生産プロセスの中断や影響の最小化が可能です。

また生産プロセスや製品の品質に関する情報をリアルタイムで監視することで、品質の低下や不良品の発生を早期に検知できるでしょう。品質問題に迅速に対処することで、不良率を低減し結果的に品質を向上させます。

作業の効率化

生産管理システムを導入すると、生産プロセスや関連する業務を効率的に実行できるようになるでしょう。

たとえば、重要なタスクや手続きを自動化することで、人間エラーや手作業による遅延を軽減できます。結果的に作業プロセス全体の効率が向上し、生産に関わる作業のスピードアップにもつながるでしょう。

また生産管理システムでは、タスクや作業を優先順位付けし、効率的にスケジューリングできます。これにより、重要なタスクに集中することができ、適切な時に作業を遂行できます。

余剰在庫やコストの削減

生産管理システムの導入により、適切な在庫レベルの維持と効率的なリソースの活用を通じて、余剰在庫や過剰なコストを削減できます。

正確な在庫情報と需要予測にもとづいて、不必要な部品や原材料の仕入れを回避します。これにより、余剰在庫の発生を減少させ、コストを削減できるでしょう。

また過剰在庫の削減により、貯蔵スペースを最適に活用できます。倉庫や保管スペースのコストを削減し、効率的なスペース利用が可能となります。

発注リードタイムを短縮

生産管理システムによる効率的な在庫管理や生産プロセスの最適化を通じて、発注から納品までの時間を短縮できるでしょう。

発注リードタイムを短縮することで、必要な資材や部品をより早く調達できるようになります。これにより、生産ラインの中断を最小限に抑え、生産スケジュールの遵守が可能となります。

また短縮されたリードタイムは、需要が急増した際にも素早く対応する手段を提供します。急な需要変動にも迅速に対応することで、売り逃す機会を減少させます。

生産管理システムを導入するデメリット3つ

生産管理システムを導入する際、メリットだけではなくデメリットも把握した上で、導入するか判断しましょう。

ここでは、生産管理システムを導入する際のデメリットを3つ紹介します。

導入費用が高額

生産管理システムを導入する際、場合によってはハードウェアやソフトウェアなどを購入しなくてはいけないケースがあります。これに伴う初期費用がかかるため、導入費用が高額になる恐れがあると考えられます。

企業や組織に合わせたカスタマイズが必要な場合、システムを開発・設定するための専門的な知識や技術が必要です。自社にプログラマーやシステムエンジニアがいないとき、外部に発注するコストがかかってしまいます。

また既存のデータを新しいシステムに移行する際、システムの導入費用とデータ移行の費用が必要となってくるでしょう。

自社の仕組みに合わない

一般的な生産管理システムが、必ずしもどの企業にも合うとは限りません。自社の仕組みに合っているシステムを選ぶためにも、さまざまなシステムを比較してどのような機能が備わっているか調査することが大切です。

導入する生産管理システムによっては、カスタマイズが必要となってきます。その場合、時間と手間がかかるため、一時的にシステムが停止してしまうリスクがあります。

また自社の仕組みに合わないシステムを導入すると、利用しない機能や足りない機能があったりし、結果的に余計にコストがかかってしまう場合があるでしょう。

使い慣れるまでに時間がかかる

生産管理システムを導入すると、従来の業務プロセスとは異なるインタフェースや機能が備わっていることがほとんどです。従業員はこれらの新機能や操作手順を学習する必要があり、はじめての操作では時間がかかる可能性があります。

従業員は、新しいシステムへの適応に対して抵抗心を持つ傾向にあります。既存の業務プロセスやツールに慣れ親しんでいればいるほど、新しいシステムへの移行に時間がかかる可能性が高いでしょう。

また新しいシステムを使い慣れるまで、操作ミスやエラーが発生するリスクがあります。これにより、業務プロセスの遅延や品質の低下など、逆効果となる場合もあるので把握しておきましょう。

生産管理システムの導入に失敗しないための選び方5つ

生産管理システムを導入する際、自社に合っているサービスやツールを選ぶことが大切です。システム選びに失敗してしまうと、上手く管理できなくなる恐れがあります。

ここでは、生産管理システムの導入に失敗しないための選び方を5つ紹介します。

導入目的に合っているか

まずはじめに、どのようなニーズや課題を解決したいのかを明確にしましょう。生産プロセスや業務における具体的な課題や改善ポイントを洗い出し、それに対するシステムの機能や特性を考慮することがおすすめです。

その際、システム導入によって達成したい目標を設定します。たとえば、生産効率の向上、コスト削減、品質管理の強化など、具体的な目標を設定してそれに合致するシステムを選ぶことがポイントです。

また自社が属する業界に特化した機能や仕組みを提供するシステムを選ぶことが望ましいです。業界特有の要件や規制に適合し、効果的な運用が可能となるでしょう。

自社の規模に合っているか

自社の規模に合った生産管理システムを選ぶ際には、システムのスケーラビリティを評価します。将来的な成長や変化に対応できるシステムであることが重要です。小規模な企業ではじめる場合でも、将来的に拡大してもシステムが適切に対応できるかを確認します。

大企業向けのシステムを小規模企業が利用すると、多くの機能を持て余してしまう恐れがあります。使っていない機能がたくさんあると、結果的にコストの最適化が実現できず、新たなシステムへの移行コストまでかかってしまうでしょう。

また、少人数で運営している企業の場合、少ない人数でも管理できるシステムを選びましょう。

セキュリティ対策は万全か

生産管理システムを選ぶ際、どのようにデータを保護し、プライバシーを確保するかを確認しましょう。データ暗号化、アクセス制御、認証、アクティビティの監視などのセキュリティ機能が提供されているか、などのポイントに着目してください。

特に、誰がどのデータや機能にアクセスできるかを制御する認証とアクセス制御機能が必要です。生産管理に関する情報の中には、顧客の個人情報が入っていることが多いため、情報漏洩を防ぐためのセキュリティについて注目してみましょう。

直感的に操作しやすいか

メニュー、アイコン、ボタンなどがわかりやすく配置されており、操作手順が明瞭であることを確認しましょう。少しでも使い慣れるためにも、誰でも使いやすそうなものを選ぶことが大切です。

生産管理システムを選ぶ際、従業員がシステムの操作を簡単に学び、効果的に活用できるかどうかを考慮しましょう。結果的に、トレーニング期間やトレーニングコストを最小限に抑えられます。

またシステム内でエラーが発生した際に、適切なエラーメッセージやヘルプ機能が提供されているかを確認してください。ユーザーが問題を解決しやすい環境が整っていることは、これから長期間使っていく上でとても重要でしょう。

今までのExcelや紙媒体のデータ移行が可能か

Excelや他の形式からデータをインポートし、逆にシステムのデータをエクスポートする機能を提供しているかを確認しましょう。今までExcelや紙媒体などで生産管理を行ってきた企業にとって、どれだけ既存のデータを新しいシステムに移行しやすいのかが重要です。

移行するデータのフォーマットや構造が新しいシステムと一致していない場合、データの整合性を保つためのマッピング機能が必要です。移行前に、データの整理や調整が必要かどうかを確認しましょう。

また、移行後のデータの正確性や整合性を確認するための検証手段が提供されているかも肝心です。データ移行が成功したかどうかを確実に確認できる機能が備わっていることで、安心してシステム運用ができるでしょう。

まとめ

生産管理システムは、生産計画から出荷管理や在庫管理まで、製品やサービスに関する情報を一元管理できます。

システムを導入することで、今までの手間や時間、コストを削減でき、より効率的に作業を行える環境に整えることが期待できます。

ただし、システムによっては高額の導入費用がかかったり、操作が難しく使い慣れるまでに時間がかかったりする場合もあるので、把握しておくことが重要です。

生産管理システムを選ぶ際には、自社の目的に合っており誰でも簡単に操作ができるもの、つまり自社に合ったものを選びましょう。