飲食店やサロンなどを経営している企業の中には、顧客情報や予約情報の管理に手間がかかっていることを課題として抱えている企業があるでしょう。

その場合、来店予約システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

来店予約システムを導入することで、企業や顧客にとってもさまざまなメリットが得られます。

そこで本記事では、来店予約システムについて、導入するメリットや注意点を紹介します。

記事終盤では、無料で使えるおすすめの来店予約システムを5選紹介するので、ぜひシステム選びの参考にしてください。

来店予約システムとは？

来店予約システムは、顧客が店舗やサービスを利用する際に事前に予約を行うための仕組みです。

通常、Webサイトやアプリを通じて利用が可能で、顧客は希望する日時やサービス内容を選択して予約を確定させます。これにより、混雑を避けたり待ち時間を減少させたりできます。

また店舗側は、予約状況を把握して効率的なスケジュール管理を実現できるでしょう。予約の確認や変更、キャンセルもオンラインで行えるため、利便性を高める効果が期待できます。

来店予約システムを導入するメリット5つ

来店予約システムを導入する企業が増えている中、自社でも導入しようか迷っている方もいるでしょう。まずは、導入することでどのようなメリットが得られるのか確認してみてはいかがでしょうか。

ここでは、来店予約システムを導入するメリットを5つ紹介します。

業務の効率化

来店予約システムを使うことで、店舗側は予約状況をリアルタイムで把握し、スタッフのスケジュールを最適化できます。ピーク時や閑散時に合わせて適切にスタッフを配置し、無駄な待ち時間を減少させます。空いた時間で別の業務に取りかかれるため、結果的に業務の効率化が実現できるでしょう。

予約の手間が省かれるため、電話や直接の受付でのヒューマンエラーが減少します。顧客情報や予約詳細の正確な入力が保証され、混乱やミスのリスクが低減します。

予約被り・予約漏れを防止

来店予約システムでは、予約状況がリアルタイムで更新されます。これにより、同じ時間帯に複数の顧客が予約してしまう事態を避けられます。

また、予約確認や予約前のリマインダーを自動的に送信する機能が備わっているものがほとんどです。そのため、顧客が予約を忘れる自体を避けられるでしょう。予約日時が近づいてきたら、再度メールやSMSなどで通知することも可能です。

顧客が予定を変更する場合、システムを通じて簡単にキャンセルや変更ができます。これにより、予約変更に関連する混乱や誤解を回避してスムーズなスケジュール調整が可能です。

予約受付時間の拡大

来店予約システムを導入することで、顧客は24時間いつでも予約を行えるようになります。従来の電話や受付窓口の場合、営業時間内にしか予約が受け付けられませんでしたが、システムを通じて自分の都合に合わせて予約を入れられます。

また来店予約システムを通じて予約する場合、リアルタイムで対話する必要がありません。顧客が忙しいときや場所に関係なく予約を行えるため、利便性が高まります。

事前決済が可能

システムを通じて予約する際、支払いを事前に済ませられます。顧客は予約を確定する際に料金を支払えば、来店時の支払いの手続きが不要です。

キャンセル時にも事前に支払いが行われているため、キャンセルポリシーや返金規定を適用しやすくなります。透明性の高い対応が可能で、顧客との信頼関係を保つ一助となるでしょう。

また事前決済の際、顧客に対してアップセルや追加オプションの提案が行えます。顧客が予約時に支払いを済ませることで、追加サービスや商品の購入を促進する機会が増えるでしょう。

顧客情報の収集・分析

システムを通じて顧客が予約を行う際、名前や連絡先、誕生日などの基本情報が収集されます。これによって、個々の顧客のプロファイルを作成し、個別のニーズや好みに合わせたサービス提供が可能となります。

収集されたデータを分析することで、顧客の嗜好や行動パターンを理解して適切なマーケティング戦略の展開が可能です。個別の顧客に向けたパーソナライズされた情報提供やキャンペーンを実施し、顧客ロイヤリティを向上させられるでしょう。

また顧客情報をもとに、顧客との対話や対応が向上します。顧客が過去に受けたサービスや購入履歴を把握することで、より的確なアドバイスや提案を行い、顧客にとってより良い体験を提供できます。

来店予約システムを導入する際の注意点4つ

来店予約システムを導入するとき、メリットだけではなく注意点も確認しておきましょう。どのような注意点があるかを確認し、考えられるさまざまなリスクを回避するために策を練ることが大切です。

ここでは、来店予約システムを導入する際の注意点を4つ紹介します。

初期費用やランニングコストがかかる

システムを導入するためには、ソフトウェアやハードウェア、カスタマイズ、導入作業などの初期費用がかかる場合があります。場合によっては、システムの開発・設定費用や専門家のコンサルティング費用が含まれるケースがあるでしょう。

またシステムを運用するには、ソフトウェアやハードウェアの保守が必要です。セキュリティアップデートやシステムのアップグレードなどを定期的に行う必要があり、これには人件費や技術リソースがかかります。

来店予約システムの導入後、従業員へのトレーニングやユーザーサポートの提供が必要です。運用中に問題が発生した場合の対応やトラブルシューティングにもリソースが欠かせません。

使い慣れるまでに時間がかかる

従来の方法と異なるシステムを導入する場合、従業員や顧客が新しいツールを学ぶ必要があります。使い慣れるまでには時間と努力がかかるため、導入初期は適切なトレーニングやサポートが求められます。

未知のシステムを使う際、初めは操作ミスや混乱が発生する恐れがあるでしょう。予約の誤りやトラブルが生じるリスクを考慮し、トラブルシューティング対応の準備が必要です。

また顧客側にも、新しいシステムへの適応期間が必要でしょう。使い慣れるまでの間、予約手続きや操作に戸惑うことがあるため、顧客に対する十分な情報提供やサポートも求められます。

顧客を取りこぼしてしまう

高齢者やテクノロジーに慣れていない層にとって、オンラインでの予約手続きはハードルが高いと感じてしまうケースがあります。そのため、そのような方々の予約をよりこぼしてしまう恐れがあります。

顧客の中にはコンピュータスキルに差がある場合があり、システムを正しく利用できないことが想定されます。そのためわかりやすいインターフェースやトレーニングを提供し、利用のハードルを下げる工夫が必要です。

顧客の中には、電話や直接の対応を好む方もいるでしょう。顧客の多様な好みに合わせて、さまざまな予約オプションを提供することが大切です。

キャンセル率が高まる

オンライン予約システムでは、顧客が簡単に予約をキャンセルできるため、キャンセル率が高まりやすいです。電話でキャンセルする場合と比べると、キャンセルしやすいといえます。

急なキャンセルが生じれば、予約時間に合わせて空けていた時間が無駄となってしまう恐れがあります。急なキャンセルを防ぐためには、キャンセル料を設けておくと良いでしょう。

無料のおすすめ来店予約システム5選

来店予約システムの導入を検討している方の中には、どのサービスを選べば良いかわからない方もいるでしょう。その場合、無料で使えるシステムを複数個試しに使ってみて、自社に合うものを選ぶことがおすすめです。

ここでは、無料で使えるおすすめの来店予約システムを5選紹介します。

Airリザーブ

Airリザーブは、ネット予約で業務の自動化を図り、電話や窓口対応の時間を軽減する来店予約システムです。来店日の前日にリマインドメールの自動配信もでき、空いた時間を他の業務に使って業務の効率化を実現します。

シンプルで直感的に操作できるわかりやすい画像が特徴で、困ったことがあればメールや電話での問い合わせが可能です。相談する際、通話料やサポート料金は一切かかりません。

また何件予約が入っても月額費用は変わらず、コストが急に上がる心配もないでしょう。AirペイやAirレジとの連携ができ、
レジ・会計、決済、販促、予約管理から経営改善まで行えます。

yoyakul.jp

yoyakul.jpは、すべての機能を月額無料で使える来店予約システムです。利用期間の制限はなく、顧客数30人または月間予約数30件までであれば無料で利用できます。

POSレジとも連動ができ、会計処理もシステムに任せられます。ドロアーやレシートプリンターを使えば、さらに利便性を高められるでしょう。

また販促やキャンペーンメールを一斉配信することが可能です。たとえば、お知らせやキャンペーン情報を顧客へ一斉配信して、有益な情報をいち早く知らせることができます。

ヨヤクノート

ヨヤクノートは、有料プランの機能を1か月間無料で利用できる来店予約システムです。予約状況をリストやタイムテーブルで視覚的に確認でき、予約重複を自動検知して警告を表示できます。

収集した予約情報から、顧客台帳を自動で作成が可能です。独自フラグや写真を使ってわかりやすく管理でき、グルメサイトで入った予約情報をそのままヨヤクノートへ反映させることができます。

またシステムを導入する際、店舗の営業時間とテーブルの2項目のみの初期設定で完了します。30卓の店舗の場合、10分程度でシステムの登録が可能です。

formrun

formrunは、無料のテンプレートを選んで予約フォームを作成できる来店予約システムです。現在は25万ユーザーを突破しており、数々の企業や個人事業主で導入されていることがわかります。

レイアウトやボタンの色をカスタマイズでき、自由度の高いシステムとなっています。簡単に予約フォームを作成できるのにも関わらず、店舗のイメージカラーを取り入れたりできるため、店舗ならではの予約フォームの作成が可能です。

また情報セキュリティマネジメントについての国際規格「ISO 27001 (ISMS)」の認証を取得済みであり、セキュリティ対策もバッチリです。管理画面へは、チームのメンバーのみアクセスが可能なので安心です。

STORES 予約

STORES 予約は、柔軟な予約受付・管理ができる来店予約システムです。LINE連携により予約も自動案内もスムーズに行え、回数券・月謝など決済管理をまとめて管理できます。

予約履歴や支払履歴、顧客情報を一元管理でき、条件設定による一斉配信や個別送信が可能です。Googleカレンダーと連携することで、スムーズなスケジュール管理が実現できます。

まとめ

来店予約システムを導入すると、顧客情報や予約情報の管理業務の効率化、予約被りや予約漏れの防止など、さまざまなメリットにつながります。

そのほか、予約受付時間を24時間365日に拡大することができ、結果的に予約件数が増加するなどの効果が期待できるでしょう。

ただし、システムのタイプによっては高額の初期費用やランニングコストがかかったり、ネットに不慣れな顧客の予約を取りこぼしてしまったりする恐れがあります。

来店予約システムの導入を検討している方は、導入するメリットや注意点を把握した上で、自社に合ったサービスを選んで活用してみてはいかがでしょうか。