商品情報を管理する際、いまだにExcelや紙媒体などで手作業で管理している企業があるのではないでしょうか。

そのような企業は商品管理システムを導入して、商品情報の手間を軽減してより効率的に管理できる環境を整えることがおすすめです。

そこで本記事では、商品管理システムで利用できる主な機能をはじめ、導入するメリットを紹介します。

商品管理システムを導入する際の注意点もお伝えするので、これからシステムの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

商品管理システムとは？

商品管理システムは、企業や店舗が商品情報を効率的に管理するためのツールです。

在庫量、価格、仕入れ先などの情報を一元化し、リアルタイムで更新・追跡が可能です。売上分析や発注管理も行え、効率的な在庫管理や適切な商品供給をサポートします。

また大きく分けると、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。

オンプレミス型は、ソフトウェアの購入や設置などにコストがかかり、クラウド型よりもコストがかかってしまいます。ただし、自社の業種に合わせて拡張しやすいので、自由度を重視する企業におすすめです。

一方でクラウド型は、システム上にもともと備わっている機能しか使えないケースがあるため、オンプレミス型よりもカスタマイズの自由度が低いといえます。ただし、初期費用がかからない場合があり、アップデートやメンテナンスの手間がかからない点がメリットです。

商品管理システムの主な機能

商品管理システムには、主に4種類の機能が備わっています。システムを導入する前に、どのような機能が利用できるのか把握しておきましょう。

在庫管理機能

在庫管理機能は、企業や店舗が持つ在庫情報を効果的に管理するための機能です。

在庫管理機能では、商品の入庫と出庫をリアルタイムで追跡します。商品が入荷すると在庫数を増やし、販売や出荷が行われると在庫数を減らします。

また在庫アイテムにバーコードやQRコードを割り当てられるシステムもあり、より商品の識別や追跡を効率的に行えるでしょう。在庫の移動やチェックが容易になり、人的ミスを低減します。商品の特定のバッチやシリアル番号をトレースすることで、不良品の追跡やリコールの際に便利です。

在庫分析機能

在庫分析機能は、在庫データを分析し企業や店舗の戦略的な意思決定をサポートする機能です。

過去の売上データや需要の傾向を分析結果をもとに、在庫レベルや発注量を調整して在庫不足や過剰在庫を防ぐことができます。季節性やイベントに応じた需要変動も分析し、特定の季節やイベントに向けて適切な在庫を準備する際に役立ちます。

また需要予測や売上データに基づいて、仕入れのタイミングや数量を計画が可能です。適切な仕入れ戦略によって、在庫コストの最適化と需要への迅速な対応が実現されます。

販売管理機能

販売管理機能は、商品の販売プロセスを効率的に管理するための機能です。

顧客からの注文を受け付けてオーダー情報を自動的にシステムに入力することで、オーダーの確認や処理状況の追跡をリアルタイムで行えます。

商品が売れればその都度在庫数が自動的に減少し、リアルタイムで在庫数が更新されます。そのため在庫不足を防ぎ、正確な在庫情報を維持できるでしょう。

また販売データと顧客情報を連携させ、顧客の購買履歴や嗜好を把握する際に便利です。これにより、顧客に対してパーソナライズされたサービス提供を実現できるでしょう。

購買管理機能

購買管理機能は、企業や店舗が仕入れプロセスを効率的に管理するための機能です。

予測された需要にもとづいて、どの商品をどれだけ仕入れるかの計画を立てる際に役立ちます。需要の変動や季節性を考慮して、適切な仕入れ計画を策定できます。

また仕入れオーダーの受注後、納品スケジュールや出荷状況を追跡します。納品日程や到着予定を把握することで、供給の正確な管理が行えるでしょう。

商品管理システムを導入するメリット5つ

商品管理システムを導入しようか迷っている方は、まず導入するとどのようなメリットが得られるのか確認しましょう。

ここでは、商品管理システムを導入するメリットを5つ紹介します。

コスト削減

商品管理システムは在庫を正確に追跡し、適切な在庫レベルを維持することができます。これにより、在庫過剰や在庫不足に伴うコストを削減し、適正な在庫量での運用が可能です。

在庫データや需要予測をもとに仕入れ計画を立てることで、効率的な仕入れが実現されます。過剰な仕入れを避け、必要な分だけの発注を行うことで、購買コストを抑えられます。

また商品管理システムは、売上データを分析して売れ筋商品や需要の変動の把握が可能です。これによって、人気商品の適切な在庫調整や効果的な販売戦略を展開して売上を最大化したい場合に役立ちます。

機会損失を回避

商品管理システムは正確な在庫管理と適切な在庫レベル維持を支援し、過剰在庫によるスペース不足や保管コスト、商品の陳腐化による損失を防ぎます。需要予測と売上データに基づく計画的な在庫管理により、在庫不足による機会損失リスクを低減し、需要に迅速に対応する能力を向上させます。

また、売れ筋商品の把握と適切な供給によって売上を最大化し、サービス品質向上を通じて新たな顧客を獲得することが可能です。商品管理システムの自動化機能により、作業時間とリソースを効率的に活用し、機会損失を最小限に抑えます。

属人化の防止

商品管理システムは情報の一元化と共有を可能にし、複数のチームや担当者が同じデータにアクセスできる環境を提供します。リアルタイムの情報共有により、情報の非対称性や属人的な管理を回避し、チーム内のコラボレーションを促進します。

アクセス権限の制御や情報の記録によって、情報のセキュリティと業務の透明性が確保され、個人に依存しない業務遂行が可能です。知識共有や継続性の確保を通じて、チーム全体での知識を増強し、業務の品質と効率が向上するでしょう。

業務の効率化

商品管理システムを導入することで、在庫更新、注文処理、価格設定、発注などの業務を効率化できます。リアルタイムな情報提供により迅速な意思決定が可能で、業務の統合性も高まります。

また自動化と正確なデータ入力によりヒューマンエラーのリスクが低減し、売上データの分析によって業務プロセスの改善が実現します。システムの導入により時間と人的リソースを節約し、従業員は戦略的な業務に集中できるようになるでしょう。

データの可視化・分析

商品管理システムは、売上データや在庫情報を視覚的に表示することで、ビジネスに関する洞察を得る手助けをします。売上傾向、需要変動、人気商品などの情報を一目で把握し、戦略的な意思決定に活用できます。

データの可視化と分析によって需要予測が向上し、過去のデータをもとにトレンドや季節性を把握したい場合に便利です。将来の需要をより正確に予測することで、在庫管理や仕入れ計画の効率化が期待できます。

また商品管理システムは売上データを詳細に分析し、どの商品がどの地域や時期でよく売れているかを特定する場合にも役立ちます。分析結果をもとに、マーケティング戦略や商品陳列の最適化を行い売上を最大化します。

商品管理システムを導入する際の注意点4つ

コストがかかる

商品管理システムの導入には、システムの購入やカスタマイズ、導入作業などに関する初期費用がかかる場合があります。具体的には、ソフトウェアのライセンス料やハードウェアの購入費、導入支援コンサルティングの費用などが含まれます。

導入後も、システムの運用や保守に関連するランニングコストがかかります。サポート契約や定期的なアップデート、セキュリティ対策などにも費用が必要です。

依存性が高まる

商品管理システムを導入すると、管理をシステムに任せるようになり、依存性が高まる可能性があります。システムが正常に機能しなくなると、業務に支障をきたしてしまう恐れがあるでしょう。

商品管理システムを利用する上で、従業員のトレーニングや育成がポイントとなりますが、システムが起動しないときの対処法も考えておくことが重要です。

依存性が高まる可能性があることを想定し、代替システムや停止中の対応方法などをマニュアル化しておくことがおすすめです。

正しい運用が求められる

商品管理システムの正確な情報を維持するためには、データ入力の正確性が求められます。誤った情報が入力されると、在庫誤差や注文ミスなどが発生し、業務の混乱を招く恐れがあります。

商品管理システムを正しく運用するには、管理を担当する従業員に対して適切なトレーニングと教育を行うことが必要です。システムの機能や操作方法を理解し、効果的に活用するためのスキルを磨くことを目的にトレーニングを行いましょう。

またただ運用するだけではなく、システムが正常に起動していることを確認しながら、アップデートやメンテナンスを行うことが大切です。システムのアップデートやメンテナンスを定期的に行うことで、セキュリティの脆弱性を修正してシステムの機能を最新の状態に保てます。

業種に合わせてカスタマイズしなくてはいけない

企業の業種によって、商品の取り扱いや流通方法、需要予測のアプローチなどが異なります。そのため、商品管理システムを業務に適合させるためのカスタマイズが必要です。

また業種によって重要な指標や分析要件が異なるため、レポートや分析機能を業種に合わせてカスタマイズすることも求められます。より正確な情報を管理するためにも、特定の業種のニーズに合致したデータの可視化が重要です。

業種に合わせたカスタマイズは、顧客体験の向上にも影響を与えます。システム上の情報をもとに、各顧客のニーズや嗜好に合った商品やサービスを提供できるようになる可能性があります。

まとめ

商品管理システムは、在庫管理機能や在庫分析機能、販売管理機能、購買管理機能などが備わっているものが多いです。

商品の販売により変動した在庫数は、リアルタイムで自動的に変動されるため、手作業によるヒューマンミスを未然に防げます。

在庫管理のミスや業務の効率化のほか、余剰在庫や在庫不足にかかるコストの削減、在庫不足による機会損失の回避など、さまざまなメリットが得られます。

ただし、商品管理システムのタイプによっては、高額の初期費用やランニングコストがかかる恐れがあり、業務に合わせたカスタマイズでさらにコストがかさむケースがあります。

これから商品管理システムの導入を検討している方は、メリットだけではなく注意点も把握した上で判断しましょう。