Salesforceの見積もりを取ったところ、A社は「2か月で稼働できます」、B社は「半年はみてください」と答えた。同じ要件を伝えたはずなのに、なぜこれだけ差が出るのか。

差が出るのは、多くの場合「どこまでを導入に含めるか」の解釈が違うからです。標準機能を設定して使い始めるところまでを導入と呼ぶのか。既存システムとの連携やデータ移行、現場が実際に入力するようになるところまでを含めるのか。この解釈だけで期間は数倍変わります。

この記事では、Sales Cloudの導入を6つのフェーズに分けます。それぞれで何をやるのか、社内の誰が関わるのかを整理します。そのうえで10名・30名・100名という規模別に期間の目安を示し、どういう要件が入ると期間が伸びるのかを挙げます。

想定読者

本記事は、次のような方を想定しています。

• Salesforce（Sales Cloud）の導入を検討していて、社内にスケジュールを説明する必要がある方
• パートナー各社の提示する導入期間に差があり、どれが妥当か判断できない方
• 導入プロジェクトで自社側が何をやるのか、どれくらい工数を取られるのかを事前に知っておきたい方
• 過去にCRMやSFAを入れたが定着せず、今回は進め方から見直したい方

Salesforce導入は6フェーズで進む

Sales Cloudの導入は次の6フェーズで進みます。名前はパートナーによって違います。やることの中身はおおむね共通です。

パートナーの作業量が最も大きいのは環境構築と設定です。ただし、作業量と期間は比例しません。プロジェクト全体の期間を左右するのは要件定義とデータ移行で、ここは社内側の動きが止まると進みません。冒頭の「2か月」と「半年」の差も、多くはこの2フェーズをどう見積もったかの違いです。

規模別の導入期間の目安

期間を決めるのは利用人数ではありません。「標準機能の範囲で収まるか」「既存システムとつなぐか」の2軸です。次の表はその目安になります。

この目安には前提があります。社内の意思決定が滞らず、要件定義に必要な人が会議に出られることです。実際には次の要因で伸びます。

• 承認や関係者の調整に時間がかかる：要件定義で決めた内容を役員会に諮る、拠点ごとに運用が違って合意が取れない、といった社内事情です。パートナー側では短縮できません。
• 既存システムとの連携がある：基幹システムの受注データや会計の請求データをSalesforceに連携する場合、相手側システムの仕様調査と、連携方式（API・CSV連携・中間ツール）の検討が加わります。相手側システムの担当ベンダーとの調整も必要です。
• 移行元データが整っていない：Excelや旧SFAのデータに表記ゆれや重複があると、クレンジングだけで数週間かかります。これは後述します。
• 標準機能で足りず開発が入る：見積承認の多段階ワークフロー、独自の原価計算、製品構成に応じた見積明細の自動生成などは、標準設定の範囲を超えることがあります。

期間を短くしたいなら、やることを減らすしかありません。最初の適用範囲を1部署・1業務に絞り、連携とカスタム開発は第2フェーズに回します。全社一斉は避けてください。要件定義で拠点ごとの差異を吸収する作業が発生し、そこで止まります。

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自社の要件だとどれくらいの期間になるのか、スケジュールの目安を知りたい方は、c3index にお気軽にご相談ください。Sales Cloudの認定資格を持つ担当がお答えします。

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要件定義で決めておくこと

要件定義で詰め切れていない項目は、設定が終わったあとに「やっぱり違う」となって戻ります。手戻りが起きると、設定をやり直したうえでテストも再実施になります。1項目の見落としで2週間が消えます。最低限、次の4点は文書にして合意してください。

商談のフェーズ定義

最初に決めるのが商談フェーズです。「初回訪問」「提案」「見積提出」「受注」のように段階を並べます。そのうえで、何が終わったら次に進むのかという条件を言葉にします。ここが曖昧だと担当者ごとに付け方が変わります。集計した受注予測は使えなくなります。

フェーズは細かくしすぎないでください。段階が10もあると入力が面倒になります。結果として、現場は実態と違うフェーズを選ぶようになります。4〜6段階から始めて、運用しながら足すほうが定着します。

管理する項目と、入力を必須にする範囲

顧客・商談・活動それぞれについて、どの項目を持つかを決めます。ここで起きやすいのが「将来使うかもしれないから」と項目を増やすことです。項目が増えるほど入力の負担も増えます。結果は空欄だらけのデータです。

基準は単純です。その項目で何を見るのかを言えるかどうか。レポートで集計する、アラートの条件にする、といった用途がない項目は作らないでおきます。

権限と共有のルール

誰がどのデータを見られるかは、後から変えると影響が大きくなります。拠点をまたいで商談を見せるのか。自分の担当分だけにするのか。上長は部下の商談を編集できるのか。この3点は要件定義の段階で決めます。

見たいレポートの姿

経営層や営業責任者が毎月何を見たいのかを先に決めます。「今期の受注見込みを拠点別・製品別に見たい」と決まっていれば、必要な項目とフェーズ定義は逆算できます。レポートは後回しにしないでください。必要な項目が足りず、データを取り直すことになります。

データ移行でつまずく3つのポイント

データ移行は、期間の見積もりが最も外れやすいフェーズです。「Excelがあるので移すだけ」と言われた案件で、蓋を開けたら同じ会社が表記違いで5件登録されていた。珍しい話ではありません。

同じ取引先が複数のデータに分かれている

「株式会社〇〇」「（株）〇〇」「〇〇」が別レコードとして存在するケースです。そのまま移行すると、取引先ごとの売上が正しく集計できません。移行前に名寄せが必要になります。件数が多ければ、ここだけで数週間かかります。

法人番号や既存の取引先コードがあれば、それを突き合わせのキーに使えます。キーが何もない場合は目視での確認になります。移行対象を「直近3年に取引のある会社だけ」のように絞る判断も検討してください。

移行するデータの範囲を決めていない

過去の商談をすべて持っていくのか。進行中のものだけにするのか。ここで作業量が変わります。過去データは分析に使いたくなります。ただし当時の商談フェーズと新しい定義は対応しないことが多く、移行しても使えません。

現実的なのは、進行中の商談と取引先・担当者だけを移行する方法です。過去の完了商談は、集計に必要な最低限の項目を別オブジェクトに持たせるか、参照用にファイルで残します。

移行の入れ替え作業を本番直前に1回だけやろうとする

移行は最低2回やります。1回目はテスト移行です。件数が合うか、文字化けがないか、項目のマッピングが正しいかを確認します。見つかった問題を直し、本番直前にもう一度、最新データで流します。

テスト移行を省いて本番で1回だけ流すと、当日に想定外のエラーが出ても切り戻す時間がありません。スケジュールを引く段階で、テスト移行の期間を明示的に確保してください。

社内に必要な体制と工数

見落とされやすいのが自社側の工数です。パートナーに任せれば終わる作業と、社内でしか決められないことがあります。後者を担う人の時間を確保できていないと、プロジェクトは止まります。

稼働後の社内管理者は、導入中に決めておいてください。Salesforceは稼働してからも項目やレポートを調整し続けるシステムです。その都度パートナーに依頼していると、費用も時間もかかります。管理者を決め、プロジェクトの中で操作を覚えてもらうと、稼働後の運用が軽くなります。

人員に余裕がなく社内管理者を置けない場合は、運用・定着支援を月額で契約し、設定変更を含めて任せる選択肢もあります。その場合の費用感は費用の記事で整理しています。

稼働してからが本番になる

導入で最も難しいのは、稼働後に現場が入力し続けることです。設定が正しくても、入力されなければレポートは空のままです。

稼働直後の1〜2か月は、入力状況を確認して手を打つ期間として計画に入れてください。見るのは3点です。商談の更新が止まっている担当者がいないか。必須にした項目が形だけ埋められていないか。レポートが実態と合っているか。ここで出てくる不満の多くは運用設計の問題です。入力項目が多すぎる、既存のExcel管理と二重になっている。いずれも設定を調整すれば解消します。

営業会議の資料をSalesforceのレポートに切り替えるのも有効です。会議で使うものが自分の入力したデータになれば、入力する理由が生まれます。入力させながら会議資料は別途Excelで作る。この状態が続くと、入力は形骸化します。

よくある質問

Q. 最短でどれくらいで使い始められますか。

A. 1部署・10名程度で、標準機能の範囲に収め、移行データが整っている場合は1か月程度で稼働できます。ただし、この条件が揃うのは既存の顧客管理がきれいに運用されているケースに限られます。移行元のデータ整理に時間がかかることが多いため、余裕を見て2か月で計画するほうが安全です。

Q. 全社一斉に導入するのと、部署ごとに広げるのはどちらがよいですか。

A. 初めてSalesforceを入れる場合は、1部署から始めることをおすすめします。最初の部署で運用を固めてから広げると、2部署目以降は要件定義が短くなり、社内に経験者もいる状態で進められます。全社一斉は、要件定義で各拠点の運用差異をすべて調整する必要があり、期間もリスクも大きくなります。

Q. 導入期間中、営業は普段の業務をしながら参加できますか。

A. 参加できますが、要件定義とデータ移行の確認の時期は、業務側の担当者の時間が週の2〜3割ほど必要になります。この時期に繁忙期や決算が重なると会議が流れ、プロジェクト全体が遅れます。スケジュールを引くときに営業部門の繁忙期を避けてください。

Q. 既存の基幹システムとの連携は、導入と同時に進めるべきですか。

A. 連携は第2フェーズに回すことをおすすめします。同時に進めると、要件定義で決めることが増えるうえ、相手側システムのベンダーとの調整も加わって期間が読みにくくなります。まずSalesforce側の運用を固めてください。どのデータを本当に連携する必要があるかは、使い始めてから見えてきます。

Q. トレーニングはどれくらい必要ですか。

A. 利用者向けの操作説明は、1回1〜2時間を1〜2回で足ります。標準的な画面であれば、実際に使いながら1〜2週間で慣れます。時間をかけるべきは操作の説明よりも、「なぜ入力するのか」「入力したデータが何に使われるのか」の共有です。ここが伝わっていないと、操作を覚えても入力が続きません。

まとめ

• Sales Cloudの導入は、目的と範囲の決定・要件定義・環境構築と設定・データ移行・テストとトレーニング・本稼働と定着支援の6フェーズで進む
• 期間の目安は、10ユーザー前後で標準機能中心なら1〜2か月、30ユーザーで連携やカスタムを含むと4〜6か月、100ユーザー以上の全社導入で基幹連携があれば6か月以上
• 期間を左右するのは利用人数よりも、社内の意思決定の速さ、既存システムとの連携の有無、移行元データの状態
• 要件定義では、商談フェーズの定義、管理項目と必須範囲、権限と共有、見たいレポートの4点を文書にして合意しておく
• データ移行は、取引先の名寄せ、移行範囲の決定、テスト移行の実施の3点で期間が変わる
• 自社側にも工数が必要で、とくに要件定義とデータ移行の時期は業務側担当の時間を週の2〜3割ほど確保する
• 稼働後1〜2か月は入力状況を確認して設定を調整する期間として計画に入れる

期間の見積もりで差が出たら、2点を確認してください。どのフェーズをどこまで含んでいるのか。データ移行とテストにどれだけ日数を置いているのか。そこが揃えば、各社の期間は比較できます。

c3indexはSalesforceの正式パートナーで、Sales Cloudの認定資格を持つ担当がヒアリングから要件定義、設定・開発、データ移行、導入説明会、稼働後の定着支援までを一貫して支援しています。名古屋・東京・福岡を拠点に対面での打ち合わせにも対応しています。自社の要件でどれくらいの期間になるか、まずはご相談ください。

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